Sistem Buku Besar dan Pelaporan

I. PENDAHULUAN
Sistem buku besar dan pelaporan memainkan sebuah peran penting dalam sistem informasi akuntansi sebuah perusahaan. Fungsi utamanya adalah untuk mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber sebagai berikut:

• Setiap subsistem siklus akuntansi menyediakan informasi mengenai transaksi reguler
• Bendahara menyediakan informasi mengenai aktivitas pendanaan dan investasi, seperti penerbitan atau penyelesaian instrumen utang dan ekuitas dan pembelian serta penjualan sekuritas investasi
• Departemen anggaran menyediakan nomor anggaran
• Kontrolir menyediakan jurnal penyesuaian

II. SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Proses

Database terpusat harus diatur menggunakan cara yang memungkinkan tercapainya berbagai kebutuhan informasi, baik pengguna internal maupun eksternal. Para manajer membutuhkan informasi yang detail dan tepat waktu mengenai hasil operasi pada area tanggung jawab tertentunya. Para investor dan kreditur mengharapkan laporan keuangan periodik dan pembaruan tepat waktu untuk membantu mereka dalam menilai kinerja organisasi. Berbagai badan pemerintah juga meminta persyaratan informasi yang spesifik. Untuk memenuhi berbagai kebutuhan ini, sistem buku besar dan pelaporan tidak hanya menghasilkan laporan periodik, tetapi juga mendukung pertanyaan secara online. 

Ancaman dan Pengendalian

Ancaman umum pertama adalah data buku besar yang tidak tepat atau tidak valid. Data buku besar yang tidak akurat dapat menghasilkan laporan yang menyesatkan yang menyebabkan para manajer membuat keputusan keliru. Sama halnya, kesalahan dalam laporan keuangan yang disediakan untuk para kreditur, investor, dan badan pemerintah dapat menyebabkan pengambilan keputusan yang salah. Lagi pula, kesalahan dalam pernyataan dan laporan keuangan yang disediakan kepada pemegang kepentingan eksternal juga dapat menimbulkan denda dan reaksi negatif dari pasar modal. 

Satu cara untuk menanggulangi ancaman atas data buku besar yang tidak tepat atau tidak valid adalah dengan menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan untuk meminimalkan risiko kesalahan input data ketika bendahara dan kontrolir membuat entri jurnal langsung.
Ancaman umum kedua adalah pengungkapan informasi keuangan yang tidak diotorisasi. Khususnya, perusahaan tidak perlu terburu-buru menerbitkan laporan keuangan; penerbitan laporan keuangan secara prematur cenderung menimbulkan sanksi dari berbagai agensi terkait dan timbulnya tuntutan hukum dari pemegang kepentingan. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko pengungkapan laporan keuangan yang tidak diotorisasi bisa dilakukan dengan menerapkan autentikasi multifaktor dan pengendalian keamanan fisik guna mempersempit akse terhadap buku besar diberikan hanya bagi pegawai yang memerlukan akses tersebut untuk melakukan pekerjaannya. Melakukan enkripsi database memberikan proteksi tambahan karena menyediakan informasi yang tidak dapat dimengerti oleh mereka yang berhasil mendapatkan akses database yang tidak diotorisasi. Enkripsi juga mencegah para pegawai TI, yang tidak memiliki akses terhadap sistem ERP menggunakan utilitas sistem pengoperasian untuk melihat informasi sensitif.
Ancaman umum ketiga adalah hilangnya atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko atas ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.

• Memperbarui Buku Besar 

Proses 
Aktivitas memperbarui buku besar terdiri dari posting entri jurnal yang berasal dari dua sumber berikut ini:

1. Subsistem akuntansi
2. Bendahara

Entri jurnal per transaksi yang digunakan untuk memperbarui buku besar disimpan dalam file voucher jurnal (journal voucher file) yang berisi informasi yang akan ditemukan dalam jurnal umum dalam sebuah sistem akuntansi manual: tanggal entri jurnal, akun-akun yang didebit dan dikredit, dan jumlahnya. File voucher jurnal merupakan bagian penting dari jejak audit, yang memberikan bukti bahwa seluruh transaksi yang diotorisasi telah dicatat dengan akurat dan lengkap. 

Ancaman dan Pengendalian 

Dua ancaman terkait dalam tahap ini adalah entri jurnal yang tidak akurat dan tidak diotorisasi untuk memperbarui buku besar. Kedua hal tersebut dapat mengakibatkan pengambilan keputusan yang buruk berdasarkan informasi yang keliru dalam laporan kinerja keuangan. 

Ada dua sumber entri jurnal untuk memperbarui buku besar, yaitu ikhtisar entri jurnal dari siklus SIA lainnya dan entri langsung yang dibuat oleh bendahara. Sumber pertama merupakan output dari serangkaian langkah pemrosesan yang masing-masing adalah inti dari berbagai prosedur pengendalian aplikasi yang didesain untuk memastikan ketepatan dan kelengkapan. Entri jurnal yang dibuat bendahara adalah entri jurnal yang asli yang mnegakibatkan jenis-jenis edit input dan pengendalian pemrosesan berikut diperlukan untuk memastikan bahwa entri tersebut akurat dan lengkap, yaitu:

1. Pengecekan validitas untuk memastikan bahwa akun-akun buku besar ada untuk setiap nomor akun yang dijadikan referensi dalam entri jurnal.
2. Pengecekan field (format) untuk memastikan bahwa jumlah field dalam entri jurnal hanya berisi data numerik.
3. Pengecekan saldo nol untuk memverifikasi bahwa dalam sebuah entri jurnal, total debit sama dengan total kredit.
4. Pengecekan kelengkapan untuk memastikan bahwa seluruh data yang terkait telah dimasukkan, terutama sumber entri jurnal.
5. Verifikasi close-loop untuk mencocokkan nomor akun dengan deskripsi akun, untuk memastikan bahwa akun buku besar yang benar sedang diakses.
6. Pengecekan tanda saldo akun besar untuk memverifikasi bahwa saldo berada pada posisi yang tepat (debit atau kredit) setelah pembaruan telah selesai dilakukan.
7. Menghitung total yang terjadi untuk memverifikasi keakuratan pemrosesan sejumlah voucher jurnal. 

Pengendalian akses yang kuat, meliputi autentikasi multifaktor dan pengujian kompatibilitas berdasarkan matriks pengendalian akses, mengurangi risiko atas entri jurnal yang tidak diotorisasi.

• Rekonsiliasi dan Laporan Pengendalian 

Rekonsiliasi dan laporan pengendalian dapat mendeteksi apakah suatu kesalahan dibuat selama proses memperbarui buku besar. Salah satu bentuk rekonsiliasi adalah mempersiapkan neraca saldo. Neraca saldo (trial balance) adalah sebuah laporan yang mencantumkan saldo untuk seluruh akun buku besar. Namanya menunjukkan fakta bahwa jika seluruh aktivitas telah dicatat dengan tepat, total dari seluruh saldo debit di berbagai akun harus sama dengan total dari seluruh saldo kredit; jika tidak, itu berarti telah terjadi suatu kesalahan saat mem-posting. 
Rekonsiliasi lain yang penting adalah membandingkan saldo akun pengendalian buku besar terhadap total saldo dalam buku besar pembantu yang terkait. Pada akhir periode fiskal penting pula untuk memverifikasi bahwa akun "suspense" atau akun "kliring" sementara memiliki saldo nol. Akun suspense dan kliring tersebut memberikan sebuah sarana untuk memastikan bahwa buku besar selalu seimbang. Setelah kedua entri jurnal lengkap, akan kliring khusus, pengiriman yang belum ditagih, seharusnya memiliki saldo nol. Jika tidak, berarti terjadi suatu kesalahan dan harus diteliti serta dikoreksi.
Mencantumkan voucher jurnal berdasarkan nomor akun umum agar mempermudah proses identifikasi penyebab kesalahan yang memengaruhi suatu akun buku besar tertentu.
Mencantumkan voucher jurnal berdasarkan urutan numerik, tanggal, dan nomor akun yang dapat menunjukkan posting entri jurnal yang tidak ada. Laporan-laporan tersebut juga sering menyertakan jumlah total untuk menunjukkan apakah debit dan kredit total yang di-posting ke buku besar jumlahnya sama.

• Posting Jurnal Penyesuaian

Proses 

Jurnal penyesuaian asli berasal dari kantor kontrolir, setelah neraca saldo awal disiapkan. Jurnal penyesuaian dibagi dalam lima kategori dasar sebagi berikut:

1. Akrual adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan transaksi-transaksi yang telah terjadi, tetapi kasnya belum diterima atau dikeluarkan. 
2. Penangguhan adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan penerimaan kas sebelum pekerjaan terkait transaksi dilaksanakan. Contoh: pengakuan pendapatan diterima di muka sebagai kewajiban dan mencatat pembayaran tertentu (sewa, bunga, dan asuransi) sebagai aset yang dibayar di muka. 
3. Estimasi adalah entri yang menunjukkan sebagian biaya yang diharapkan terjadi selama sejumlah periode akuntansi. Contoh: depresiasi dan beban utang tak tertagih.
4. Revaluasi adalah entri yang dibuat untuk menggambarkan selisih antara nilai aktual dan nilai tercatat dari suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi.
5. Koreksi adalah entri yang dibuat untuk membalik pengaruh dari kesalahan yang ditemukan dalam buku besar. 

Ancaman dan Pengendalian 

Entri jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi dan tidak akurat adalah ancaman yang perlu diatasi karena dapat menghasilkan laporan keuangan yang keliru dan mengarah pada keputusan yang buruk. Untuk mengurangi risiko input yang keliru, jenis pengendalian integritas pemrosesan entri data yang sama yang dibahas sebelumnya untuk mencegah ancaman entri jurnal yang keliru oleh bendahara juga harus diterapkan terhadap entri jurnal penyesuaian yang dibuat oleh kontrolir. Pengendalian tambahan disediakan dengan membuat sebuah file jurnal penyesuaian standar untuk jurnal penyesuaian yang berulang yang dibuat pada setiap periode, seperti beban depresiasi. Sebuah file jurnal penyesuaian standar meningkatkan ketepatan input dengan mengeliminasi kebutuhan untuk memasukkan jenis entri jurnal yang sama secara berulang. Pengendalian akses yang kuat mengurangi risiko jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi. Sebagai tambahan atas pengendalian preventif sebelumnya, rekonsiliasi periodik dan jejak audit menyediakan sebuah sarana untuk mendeteksi jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi atau tidak akurat. 

• Menyiapkan Laporan Keuangan 

Proses 

Sebagian besar perusahaan melakukan "tutup buku" untuk membuat laporan keuangan baik secara bulanan maupun tahunan. Entri jurnal penutup membaut nol seluruh akun pendapatan dan biaya dalam neraca saldo disesuaikan dna memindahkan pendapatan (atau rugi) bersih pada laba ditahan. Laporan laba rugi merupakan ikhtisar kinerja perusahaan untuk satu waktu periode waktu tertentu. Laporan perubahan posisi keuangan menyajikan informasi mengenai aset, kewajiban, dan ekuitas perusahaan pada satu waktu tertentu. Laporan arus kas meyediakan informasi mengenai cara perusahaan dalam menjalankan aktivitas operasi, investasi, dan pendanaan sehingga berpengaruh terhadap saldo kasnya. Sekarang akan membahas dua perkembangan regulasi dan teknologi terbaru yang penting yang cenderung memengaruhi proses persiapan laporan keuangan secara signifikan: perubahan selanjutnya yang diajukan dari U.S. GAAP ke IFRS dan mewajibkan untuk menggunakan XBRL ketika mengirimkan laporan ke SEC.

• Transisi dari GAAP ke IFRS. IFRS berbeda dari GAAP dalam beberapa cara yang memengaruhi desain sistem buku besar dan pelaporan sebuah perusahaan. Satu perbedaan besar terkait akuntansi untuk aktiva tetap. Dalam GAAP, sebagian besar aktiva tetap utama dicatat dan didepresiasikan dalam basis gabungan. Sebagai contoh, keseluruhan biaya untuk bangunan kantor sebuah perusahaan yang baru akan dicatat sebagai satu aktiva dan didepresiasi selama masa manfaat, untuk bangunan biasanya diestimasikan selama 40 tahun. Sebaliknya, IFRS secara umum mewajibkan pengaturan dalam bentuk komponen aktiva tetap, untuk mengakui fakta bahwa elemen (komponen) yang berbeda mungkin memiliki umur ekonomis yang berbeda. Pengaturan dalam bentuk komponen mengharuskan perusahaan menggali database untuk mengidentifikasi dan memisahkan biaya dari berbagai aktiva tetap. Untuk perusahaan-perusahaan besar yang mungkin memiliki puluhan ribu aktiva tetap, pengaturan dalam bentuk komponen akan menjadi usaha penting yang berisiko terjadinya kesalahan klasifikasi dan pencatatan saat mereka mengubah struktur buku besar perusahaan. Perbedaan lainnya mencakup perhitungan untuk biaya penelitian dan pengembangan (litbang). Dibandingkan GAAP, IFRS memungkinkan kapitalisasi biaya pengembangan pada tahap awal proses. Perbedaan ketiga adalah IFRS tidak mengizinkan penggunaan metode last-in-first-out (LIFO) untuk perhitungan persediaan. Akibatnya, perusahaan yang menggunakan LIFO harus memodifikasi sistem akuntansi biayanya dan perhitungan yang digunakan untuk menilai persediaan. Perubahan-perubahan tersebut akan perlu ditinjau dan diuji dengan cermat untuk meminimalkan risiko kesalahan. 
• XBRL: Merevolusi proses pelaporan XBRL. XBRL adalah singkatan dari eXtensible Business Reporting Language; yaitu suatu bahasa pemrograman yang didesain secara khusus untuk memfasilitasi komunikasi informasi bisnis. Tanpa XBRL, dokumen elektronik, terlepas dari formatnya (teks, HTML, PDF, dsb.) secara esensial hanya versi digital dari laporan kertas. Manusia dapat membaca data tersebut, tetapi komputer tidak dapat secara otomatis memprosesnya sampai penerima secara manual memasukkannya ke dalam format yang sesuai. XBRL mengubahnya dengan membuat sandi informasi mengenai komponen data yang bermakna, sehingga program komputer lain dapat memahami apa yang perlu dilakukan dengan data tersebut. 

Peran Akuntan. Para akuntan dapat dan harusnya memainkan peran besar dalam semua tahap pembuatan laporan XBRL, dimulai dari pemilihan taksonomi (suatu rangkaian file XBRL yang menjelaskan elemen-elemen dan hubungan di antaranya) yang sesuai. Untuk memastikan keterbandingan di laporan XBRL yang dihasilkan oleh organisasi yang berbeda, taksonomi standar telah dikembangkan bagi banyak negara dan industri yang berbeda. Para akuntan menggunakan pengetahuan mereka atas praktik bisnis organisasi tersebut ditambah prinsip-prinsip akuntansi umum untuk memilih taksonomi standar yang paling menyesuaikan organisasi tersebut. Mereka kemudian memetakan tiap hal data dalam sistem akuntansi organisasi terhadap elemen-elemen yang berkaitan dalam taksonomi. 

Meski demikian, taksonomi standar tidak dapat menutupi setiap situasi yang mungkin. Terkadang, sebuah organisasi perlu mencatat informasi keuangan dalam cara atau tingkat detail yang berbeda guna menunjukkan cara uniknya dalam berbisnis. Dalam kasus tersebut, para akuntan dapat membuat tanda baru untuk menyajikan informasi mengenai aktivitas bisnis organisasi tersebut dengan lebih akurat. Tanda-tanda baru inilah yang disebut sebagai taksonomi perpanjangan (extension taxonomy). Para akuntan cenderung menggunakan perangkat lunak untuk melakukan taksonomi tersebut (dan segala perpanjangan) untuk menandai data organisasi mereka, membuat dokumen contoh, dan kemudian memvalidasi dokumen contoh tersebut sebelum dikirimkan. Para akuntan juga akan berpartisipasi secara khusus dalam pembuatan style sheet untuk memastikan bahwa informasi tersebut ditampilkan dengan layak. 

Ancaman dan Pengendalian

Masalah potensial yang ada adalah adanya anggapan bahwa pembuatan perpanjangan taksonomi tidak penting dan lebih memilih menggunakan tanda standar. Latihan dan pengalaman akan cenderung mengurangi risiko terjadinya kesalahan semacam itu. Selain itu, audit eksternal independen merupakan hal yang penting sebagai sebuah detective control. 

Pelaporan keuangan yang curang adalah masalah potensial lainnya. Kecurangan atas laporan keuangan sering melibatkan entri jurnal oleh manajemen level atas yang menyebabkan laporan keuangan organisasi tersebut menjadi lebih saji atau kurang saji pada nilai kewajiban. Sulit untuk mencegah entri jurnal tersebut karena manajemen level atas pada dasarnya memiliki kemampuan untuk mengesampingkan sebagian besar pengendalian internal. Oleh karena itu, pengendalian terbaik untuk menanggulangi ancaman terkait kecurangan laporan keuangan adalah dengan review (audit) independen bagi seluruh entri jurnal khusus yang digunakan untuk membuat buku besar.

• Menghasilkan Laporan Manajerial 

Proses 

Sistem ERP dapat membuat sejumlah anggaran untuk membantu para manajer merencanakan dan mengevaluasi kinerja. Sebuah anggaran aktivitas operasi menggambarkan pendapatan dan pengeluaran yang direncanakan oleh tiap-tiap unit organisasi. Sebuah anggaran pengeluaran modal menunjukkan arus masuk dan keluar kas yang direncanakan untuk setiap proyek model. Anggaran arus kas membandingkan arus masuk kas dari operasi dengan pengeluaran yang direncanakan dan digunakan untuk menentukan kebutuhan peminjaman. Sebagai tambahan pada anggaran, kemampuan pemrosesan pertanyaan sistem ERP memungkinkan para manajer untuk membuat sejumlah laporan kinerja yang hampir tak terbatas dengan mudah. Para akuntan harus memahami cara menggunakan kemampuan pelaporan fleksibel dan grafik atas sistem ERP, sehingga mereka dapat menambahkan nilai dengan menyarankan cara-cara alternatif untuk mengatur dan menganalisis data mengenai proses bisnis. 

Ancaman dan Pengendalian 

Laporan dan grafik yang didesain buruk dapat menyebabkan manajemen membuat keputusan yang bias atau keliru. Ada tiga pengendalian yang penting untuk menanggulangi ancaman tersebut, yaitu: 

1. Penggunaan akuntansi pertanggungjawaban dan penganggaran fleksibel. Untuk mengevaluasi kinerja dengan layak, laporan harus menekankan hasil yang dapat dikendalikan secara langsung oleh orang atau unit yang dievaluasi. Akuntansi pertanggungjawaban (responsibility accounting) merupakan sebuah sistem pelaporan hasil keuangan dalam basis tanggung jawab manajerial dalam sebuah organisasi. Sebuah anggaran fleksibel (flexible budget) adalah sebuah anggaran yang jumlahnya tercantum dalam hal formulanya didasarkan pada tingkat aktivitas yang sesungguhnya. 
2. Balanced scorecard adalah sebuah laporan manajemen yang mengukur empat dimensi kinerja: perspektif keuangan, operasi internal, inovasi dan pembelajaran, serta perspektif pelanggan perusahaan tersebut. 
3. Prinsip-prinsip desain grafik yang tepat. Grafik yang didesain dengan baik mempermudah proses identifikasi serta pemahaman trend dan hubungan. Sementara, grafik yang didesain dengan buruk dapat mengganggu pembuatan keputusan dengan perhatian yang menyesatkan, menyembunyikan perubahan-perubahan penting dalam data atau menyebabkan kesan awal yang keliru. 

Nama: Beta Jati Rahayu

NIM  : 29478