Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penerimaan Kas

I. PENDAHULUAN
Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan menerima kas sebagai pembayaran atas penjualan tersebut. Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat untuk harga yang sesuai. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan-keputusan penting sebagai berikut:

• Sampai sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan individu?
• Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan di mana persediaan tersebut harus ditempatkan?
• Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim ke pelanggan? Haruskah perusahaan menjalankan fungsi pengiriman sendiri atau mengalihdayakan (outsourcing) ke pihak ketiga yang berspesialisasi dalam bidang logistik?
• Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau jasa?
• Haruskah kredit diperpanjang untuk pelanggan? Jika demikian, persyaratan kredit apa yang seharusnya ditawarkan? Seberapa banyak kredit yang dapat diperpanjang untuk setiap pelanggan?
• Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut mengarah pada bagaimana sebuah organisasi menjalankan empat aktivitas dasar pada siklus pendapatan, yaitu:

1. Entri pesanan penjualan
2. Pengiriman
3. Penagihan
4. Penerimaan kas 

Pada bab ini, kita akan membahas secara detail tiap-tiap aktivitas siklus pendapatan dasar tersebut. 

II. SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN 

1. Proses. Departemen penjualan memasukkan pesanan pelanggan yang diterima melalui telepon, faks, atau surat menggunakan laptop portabel untuk memasukkan pesanan pelanggan. Sistem tersebut dengan cepat memverifikasi kelayakan kredit pelanggan, mengecek ketersediaan persediaan, dan memberitahu departemen gudang dan pengiriman mengenai penjualan yang disetujui. Para pegawai gudang dan pengiriman memasukkan data mengenai aktivitas mereka segera setelah aktivitas dijalankan, sehingga memperbarui informasi mengenai status persediaan secara real time. Setiap malam, program faktur berjalan dalam modus kelompok (batch), menghasilkan faktur kertas atau elektronik bagi para pelanggan yang memerlukan faktur. 
2. Ancaman dan pengendalian. Ancaman umum pertama adalah data induk yang tidak akurat atau tidak valid. Kesalahan dalam data induk pelanggan dapat menyebabkan pengiriman barang ke lokasi yang salah, penundaan dalam pengumpulan pembayaran karena mengirimkan faktur ke alamat yang salah atau menjual kepada pelanggan yang melebihi batas kreditnya. Kesalahan dalam data induk persediaan dapat menyebabkan kegagalan dalam memenuhi pesanan pelanggan secara tepat waktu karena kekurangan persediaan yang tidak diantisipasi, yang mungkin dapat mengarah pada hilangnya penjualan masa depan. Kesalahan dalam data induk harga dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan karena penagihan yang berlebihan atau pendapatan yang hilang karena penagihan yang berkurang. Salah satu cara untuk menanggulangi ancaman pada data induk yang tidak akurat atau tidak valid adalah menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan, pengendalian autentikasi, dan otorisasi. Ancaman umum kedua dalam siklus pendapatan adalah pengungkapan yang tidak sah terhadap informasi sensitif, seperti kebijakan penetapan harga atau informasi pribadi mengenai para pelanggan. Cara menanggulanginya dengan mengonfigurasi sistem untuk menggunakan pengendalian akses yang kuat untuk membatasi siapa yang dapat menampilkan informasi tersebut. Selain itu, data sensitif seharusnya dienkripsi dalam penyimpanan untuk mencegah pegawai TI yang tidak memiliki akses terhadap sistem ERP dari penggunaan utilitas sistem operasi untuk menampilkan informasi sensitif. Ancaman umum ketiga adalah kekhawatiran akan kehilangan atau kehancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi risiko dari ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana. 

III. ENTRI PESANAN PENJUALAN 

Proses entri pesanan penjualan mengharuskan tiga langkah, yaitu: mengambil pesanan pelanggan, mengecek dan menyetujui kredit pelanggan, dan mengecek ketersediaan persediaan. 

1. Mengambil pesanan pelanggan. Data pesanan pelanggan dicatat dalam sebuah dokumen pesanan penjualan (sales order) yang berisi nomor barang, kuantitas, harga, dan syarat penjualan. Pesanan pelanggan pada masa sekarang menggunakan electronic data interchange (EDI) dengan mengirimkan pesanan secara elektronik dalam format yang kompatibel dengan sistem pemrosesan pesanan penjualan perusahaan. Perkembangan TI terbaru, adanya kode QR yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam berinteraksi dengan para pelanggan. Efektivitas dari sebuah situs sangat tergantung pada desainnya. Oleh karena itu, perusahaan harus secara teratur meninjau catatan interaksi pelanggan dalam situsnya agar dengan cepat mengidentifikasi masalah yang potensial. Sebuah situs yang didesain dengan sangat baik dapat menyediakan wawasan yang berguna. Sebuah ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah data penting mengenai pesanan akan hilang atau tidak akurat. Ini menciptakan inefisensi dan memengaruhi persepsi pelanggan sehingga memberikan dampak negatif bagi penjualan di masa depan. 
2. Mengecek dan menyetujui kredit pelanggan. Ancaman siklus penjualan yang dibuat secara kredit adalahn kemungkinan pembuatan penjualan yang kemudian tidak tertagih. Oleh karena itu, perlu adanya batas kredit (credit limit) yang artinya memberikan batasan maksimum yang diizinkan bagi setiap pelanggan berdasarkan sejarah kredit masa lalu dan kemampuan untuk membayar. Sedangkan daftar umur piutang merupakan sebuah laporan yang mencantumkan saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang beredar (outstanding). 
3. Mengecek ketersediaan persediaan. Dokumen persediaan menunjukkan informasi yang biasanya tersedia untuk staf pesanan penjualan: kuantitas di tangan, kuantitas yang telah terikat ke pelanggan lain, dan kuantitas yang tersedia. Jika tidak ada persediaan di tangan yang cukup untuk mengisi pesanan, pemesanan kembali (back order) akan dilakukan untuk mengotorisasi pembelian atau produksi dari barang-barang yang harus dibuat. Sekalipun ketersediaan persediaan telah ditentukan, sistem kemudian menghasilkan sebuah kartu pengambilan (picking ticket) yang mencantumkan barang dan kuantitas dari tiap-tiap barang yang dipesan oleh pelanggan. Kartu pengambilan mengotorisasi fungsi pengendalian persediaan untuk mengeluarkan barang ke departemen pengiriman. Catatan persediaan yang akurat sangat penting untuk mencegah kehabisan stok dan kelebihan persediaan. Kehabisan stok (stockout) akan menyebabkan kerugian penjualan jika pelanggan tidak bersedia menunggu dan malah membeli dari sumber lain. Kelebihan persediaan dapat meningkatkan biaya penyimpanan dan bahkan mungkin akan mensyaratkan penurunan harga harga signifikan yang dapat mengurangi profitabilitas. 
4. Merespons permintaan pelanggan. Respons terhadap permintaan pelanggan dengan segera dan akurat sangat penting bagi kesuksesan jangka panjang sebuah perusahaan. Tujuannya adalah untuk mempertahankan pelanggan. 

IV. PENGIRIMAN 

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah mengisi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang yang diminta. Proses ini terdiri dari:

1. Mengambil dan mengepak pesanan. Kartu pengambilan yang dibuat oleh proses entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja gudang menggunakan kartu pengambilan untuk mengidentifikasi produk dan kuantitas dari setiap produk untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja gudang mencatat kuantitas setiap barang yang benar-benar dipilih, baik dalam kartu pengambilan itu sendiri atau dengan memasukkan data ke dalam sistem. Persediaan tersebut kemudian ditransfer ke departemen pengiriman. Salah satu masalah potensial adalah risiko pengambilan barang yang salah atau dalam kuantitas yang salah. Namun, sudah diminimalkan dengan adanya pemindai kode batang dan RFID. Ancaman lainnya adalah pencurian persediaan. Hal itu dapat diminimalkan dengan menyimpan persediaan di lokasi aman dengan akses fisik terbatas dan seluruh transfer persediaan dalam perusahaan harus didokumentasikan. 
2. Mengirim pesanan. Setelah dikeluarkan dari gudang, barang dikirimkan ke pelanggan. Departemen pengiriman seharusnya membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan kuantitas yang diindikasikan dalam kartu pengambilan dan dengan kuantitas yang diindikasikan pada pesanan penjualan. Setelah petugas pengiriman menghitung barang yang dikirim dari gudang, nomor pesanan penjualan, nomor barang, dan kuantitas dimasukkan menggunakan terminal online. Proses ini menghasilkan sebuah slip pengepakan dan berbagai salinan dari bill of lading. SLIP PENGEPAN (packing slip) adalah sebuah dokumen yang mencantumkan kuantitas dan deskripsi dari setiap barang yang disertakan dalam sebuah pengiriman. BILL OF LADING adalah sebuah kontrak hukum yang menjelaskan tanggung jawab atas barang ketika barang tersebut sedang dalam transit. Sebuah salinan bill of lading dan slip pengepakan yang menyertai pengiriman, jika pelanggan yang membayar biaya pengiriman, salinan tersebut dapat berfungsi sebagai pengiriman tagihan (freight bill) untuk mengindikasikan bahwa jumlah yang pelanggan harus bayar ke kurir. Masalah potensial yang terjadi pada kegiatan ini adalah pencurian dan kesalahan pengiriman. 

V. PENAGIHAN

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan para pelanggan. 

1. Penagihan faktur. Aktivitas ini memerlukan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi barang dan kuantitas yang dikirim dan informasi mengenai harga dan setiap persyaratan penjualan khusus dari departemen penjualan. Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan (sales invoice) yang memberitahu pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan ke mana harus mengirimkan pembayaran. Salah satu ancaman yang terkait dengan proses penagihan faktur adalah kegagalan untuk menagih pelanggan yang menyebabkan kerugian aset dan data yang salah mengenai penjualan, persediaan, dan piutang. Kesalahan penagihan seperti salah harga dan penagihan pelanggan untuk barang yang tidak dikirmkan atau dalam back order, mencerminkan potensi ancaman lainnya. Penagihan yang berlebihan (overbilling) dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan dan penagihan yang kurang (underbilling) menyebabkan kerugian aset. Kalkulasi yang tidak tepat atas pajak penjualan dapat menyebabkan denda dan pinalti. 
2. Pemeliharaan piutang ada cara metode faktur terbuka, yaitu: metode untuk memelihara piutang yang mana pelanggan membayar berdasarkan setiap faktur. Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke pelanggan, yang diminta untuk mengembalikan satu salinan dengan pembayaran. Salinan ini adalah dokumen turnaround yang disebut nota pengiriman uang (remittance advice). Sedangakan metode saldo maju adalah metode pemeliharaan piutang yang mana pelanggan biasanya membayar berdasarkan jumlah yang ditunjukkan dalam sebuah laporan bulanan, bukan berdasarkan tiap-tiap fakturnya. Pengiriman uang diterapkan terhadap total saldo rekening bukan dengan faktur tertentu. 

VI. PENERIMAAN KAS 

Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penerimaan dan proses pembayaran dari para pelanggan. Sangat diperlukan sebuah dokumen yang mencantumkan nama dan jumlah dari seluruh pembayaran pelanggan yang diterima dalam surat yang disebut daftar pengiriman uang (remittance list). Cara lain untuk mempercepat pemrosesan pembayaran pelanggan melibatkan penggunaan sebuah pengaturan peti uang dengan sebuah bank. Peti uang (lockbox) adalah sebuah alamat pos yang pelanggan tuju ketika pelanggan tersebut mengirimkan uangnya. Teknologi informasi dapat menyediakan efisiensi tambahan dalam penggunaan peti uang. Dalam sebuah pengaturan peti uang elektronik (electronic lockbox), bank secara elektronis mengirimkan informasi pada perusahaan mengenai nomor rekening pelanggan dan jumlah yang dikirimkan segera setelah bank menerima dan memindai cek-cek tersebut. Pengaturan peti uang, meskipun demikian, hanya dapat mengeliminasi penundaan yang terkait dengan pemrosesan internal kiriman uang yang dikirimkan secara langsung ke perusahaan. Dengan electronic funds transfer (EFT), pelanggan dapat mengirim kiriman uangnya secara elektronik ke bank perusahaan dan dengan demikian mengeliminasi penundaan yang terkait dengan waktu pembayaran di dalam sistem surat. Suatu kombinasi dari EFT dan EDI yang memungkinkan data pengiriman uang dan instruksi transfer dana untuk disertakan dalam satu paket disebut financial electronic data interchange (FEDI). Kas adalah hal yang sangat mudah dicuri sehingga diperlukan pemisahan tugas. Secara spesifik, pasangan tugas berikut ini yang harus dipisahkan, yaitu:

1. Menangani kas atau cek dan mem-posting pengiriman uang ke rekening pelanggan
2. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi memo kredit
3. Menangani kas atau cek dan merekonsiliasi laporan bank

Secara umum, penanganan uang dan cek dalam organisasi harus diminimalkan. Metode yang optimal adalah pengaturan lockbox bank atau penggunaan EFT, FEDI, atau kartu kredit untuk pembayaran pelanggan yang secara keseluruhan mengeliminasi akses pegawai terhadap pembayaran pelanggan. Ketika pelanggan membayar melalui EFT atau FEDI, penjual harus mendapatkan sebuah universal payment identification code (UPIC) - sebuah nomor yang memungkinkan pelanggan untuk mengirimkan pembayaran melalui sebuah kredit ACH tanpa memerlukan pihak penjual untuk membocorkan informasi detail mengenai rekening banknya. Dalam mengurusi kas juga diperlukan anggaran arus kas - sebuah anggaran yang menunjukkan proyeksi arus kas masuk dan arus kas keluar untuk periode tertentu untuk mengantisipasi penurunan kas. 

Nama : Beta Jati Rahayu 

NIM   : 29478